Os
estabelecimentos odontológicos não estão imunes a imprevistos de natureza
acidental – como incêndios e enchentes – ou criminal, como roubos, que podem
causar sérias perdas para a(o) profissional. Além da perda material
incalculável em alguns casos, a(o) profissional também pode sofrer danos nos
documentos pessoais e de uso profissional, como aqueles que compõem o
prontuário odontológico dos pacientes. Saiba que medidas tomar nesses casos e
os cuidados para evitar perdas maiores.

A perda de
carimbos, receituários e atestados odontológicos, bem como a cédula de
identificação emitida pelo CROSP podem gerar grande dor de cabeça para o
profissional. De imediato, caso aconteça o extravio, perda ou roubo, a(o)
cirurgiã(o)-dentista deve registrar um boletim de ocorrência e relatar os fatos
à autoridade policial para a devida proteção de seus direitos. Isso porque o
material pode ser utilizado por terceiros de má-fé e gerar complicações éticas,
jurídicas e administrativas ao profissional.

Após
registro do boletim de ocorrência, a(o) profissional deve confeccionar um novo
prontuário odontológico para os pacientes e verificar em seus registros
virtuais se há algum documento digitalizado. Outro meio é entrar em contato com
as clínicas radiológicas parceiras que podem repassar os arquivos dos
documentos odontológicos uma vez emitidos de alguns dos pacientes. Caso a perda
seja definitiva, o paciente deve ser avisado na primeira oportunidade.

Documentação
odontológica

Um dos
materiais mais importantes conservados dentro do estabelecimento a documentação
odontológica é responsável pelo registro confidencial do histórico da saúde
bucal do paciente com dados de anos de acompanhamento do profissional e
informações sobre o plano de tratamento. Essa documentação pode ser útil fora
do âmbito do cotidiano, como em auditorias, processos civis e criminais e na
identificação de pessoas.

Embora a
perda dos documentos não tenha acontecido por negligência da(o)
cirurgiã(o)-dentista, ele é a(o) responsável pela integridade do prontuário que
se encontra sob sua posse. Portanto, a(o) profissional poderá ser acionado
ética e juridicamente em razão dos danos.

Segurança
digital

Uma das
atribuições da(o) cirurgiã(o)-dentista é organizar corretamente os arquivos do
seu consultório. Para isso, é recomendável armazenar os documentos em ambientes
seguros e duplicar as informações de seus pacientes, bem como conservar uma
cópia digital dos prontuários e um backup desses materiais.

O uso de
sistema informatizados para produção, arquivamento e manuseio de documentos
referentes aos pacientes também aumenta a segurança e facilita a rotina da(o)
profissional. O uso é permitido pelo CFO desde 2009, a partir da resolução 91
que inclui também algumas normas para assegurar a proteção desses sistemas.

A
certificação digital é uma ferramenta regulamentada por lei e garante que o
documento terá qualquer aplicabilidade para fim público ou particular. Há ainda
opção do uso de senhas e criptografias, o que facilita o controle a segurança
no quesito privacidade do paciente. Além disso, oferece agilidade, organização
e economiza espaço nos consultórios.

Leia
mais sobre o tema na reportagem da edição 8 da Revista do CROSP (clique aqui).